各学院：
为确保2019届毕业生学籍材料及时、准确、完整归档，现将有关事项通知如下：
一、归档范围：2019届毕业生成绩总表、学籍卡、毕业生集体照片。
二、归档的具体要求：
1．2019届毕业生学籍卡、成绩表以班级为单位，要附有带学号的学生名单，样表见附件。分别按学号由小到大排序并编写页码，页码从学员名单开始编起，在每页右下角用铅笔编写，有字的页面都要编写页码。
2．学籍卡手写或打印均可，学生姓名、出生年月、学号、专业名称等内容保证准确、完整、规范，手写必须使用黑色签字笔，字迹工整，打印需要统一字体、表格端正居中、墨迹清晰。
3. 学籍卡、成绩表归档前必须经核实后加盖教务处和各学院公章，专科段学生学籍卡与本科段学生学籍卡明确区分，学籍卡必须公章准确，墨迹清晰。
4．学籍卡上所附照片必须按标准洗印(采用佳能等相片纸洗印，严禁使用打印店打印照片)，并且保证与毕业证书照片一致（招办提供的学校毕业生信息采集时拍摄的照片），禁止使用大头贴，生活照。
5. 成绩表与学籍卡的打印需要纸面整洁、墨迹清晰，内容齐全、完整，表格打印端正，不能倾斜。
6．学生学籍变动（休学、退学、肄业等）的需要特别标识，并在学生名单备注栏中进行标注，加盖教务处、学院公章。肄业、休学、退学的学生学籍卡、成绩表也进行归档。
7. 以班级为单位的集体毕业照片，要标明日期、学院、专业、班级及每位老师和学生姓名，纸质照片尺寸不能超过A4纸。照片必须按标准洗印(采用佳能等相片纸洗印，严禁使用打印店打印照片)。
8．各学院另提供1页2019届本学院毕业班级总表，以便验收核对档案数量。
三、归档时间
本通知上学期期末在校园网发布时，要求移交时间为6月底之前，由于各种客观原因目前尚有部分学院未办理移交，或移交不全。请各学院抓紧整理移交，截止时间到2019年10月30日。移交时仍需按要求进行认真检查验收，对不按规定要求报送的要退回重新整理。
四、移交手续
移交档案时以学院为单位，统一办理移交手续，填写移交登记表一式两份，交接双方签名后各留一份。移交登记表见附件。
五、兼职档案员工作群
为方便工作，及时沟通，请尚未加入师专兼职档案员工作群的老师及时加入。师专兼职档案员QQ工作群，群号643195734。
校档案馆
2019年10月9日
附件：